Επόπτες & Βοηθοί Επόπτες Κτιρίων

Σύμφωνα με το Άρθρο 69 παρ. 1 του Πρότυπου Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (Π.Δ. 160/2008 - ΦΕΚ Α' 220 - 03.11.08):

α) Η Σύγκλητος ή Συνέλευση ή, με εξουσιοδότησή της, το Πρυτανικό Συμβούλιο ή Συμβούλιο του οικείου Α.Ε.Ι. ορίζει για κάθε κτίριο ή συγκρότημα κτιρίων του ιδρύματος Επόπτη και, όπου απαιτείται, Βοηθό Επόπτη, στους οποίους αναθέτει την εποπτεία κτιρίου ή συγκροτήματος κτιρίων του Α.Ε.Ι.

β) Ο Επόπτης και ο Βοηθός Επόπτη μπορεί να είναι μέλος Δ.Ε.Π. ή Ε.Π. ή άλλο μέλος του λοιπού διδακτικού − εκπαιδευτικού προσωπικού του ιδρύματος, ο Γραμματέας του Α.Ε.Ι. ή μόνιμος διοικητικός υπάλληλος του ιδρύματος με βαθμό Α΄ ή Β΄.

γ) Ο Επόπτης έχει την εποπτεία του κτιρίου και φροντίζει για την εύρυθμη λειτουργία, την επισκευή, τη συντήρηση, την καθαριότητα και την ασφάλεια του κτιρίου. Συνεργάζεται για το σκοπό αυτό με τον Κοσμήτορα ή Διευθυντή της Σχολής, τους Προέδρους ή Προϊσταμένους των Τμημάτων, τους Διευθυντές ή Υπεύθυνους Τομέων, Εργαστηρίων, Σπουδαστηρίων και Κλινικών, με τους Επόπτες όμορων κτιρίων, με το οριζόμενο στην Εποπτεία προσωπικό της παραγράφου 3 του άρθρου αυτού, με το τεχνικό προσωπικό που ορίζεται από τον Διευθυντή της Τεχνικής Υπηρεσίας, καθώς και με τις αρχές διοίκησης του Α.Ε.Ι. για την επίλυση σοβαρών προβλημάτων που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν διαφορετικά.

 δ) Ο Επόπτης συνεργάζεται επίσης με τις αρχές διοίκησης του Α.Ε.Ι., τον Κοσμήτορα ή Διευθυντή της Σχολής, τους Προέδρους ή Προϊσταμένους των Τμημάτων και με τους επιβλέποντες μηχανικούς του κτιρίου για την εκτέλεση νέων έργων, προσθηκών και διαρρυθμίσεων στο χώρο ευθύνης της Εποπτείας.

ε) Ο Επόπτης προΐσταται όλου του προσωπικού της Εποπτείας του κτιρίου (επιστάτες, θυρωροί, φύλακες, νυκτοφύλακες, καθαρίστριες, τεχνίτες κ.ά.) και υπογράφει όλες τις αναγκαίες βεβαιώσεις, παρουσιολόγια, αιτήσεις αδειών κ.λπ. που αφορούν στο προσωπικό αυτό. Ο Επόπτης είναι υπεύθυνος για όλους τους εξωτερικούς και εσωτερικούς χώρους του κτιρίου ή του συγκροτήματος κτιρίων και διδακτηρίων και για τους λοιπούς χώρους Τομέων, Εργαστηρίων, Κλινικών, Σπουδαστηρίων, Βιβλιοθηκών, συνεδριακών χώρων, μουσείων, γραφείων διοίκησης κ.λπ. και τον εξοπλισμό τους".

Επίσης, σύμφωνα με τον Κανονισμό Εποπτείας των κτηρίων και λοιπών υποδομών του Ιδρύματος που εγκρίθηκε από τη Σύγκλητο στις 28/04/2021 και ρυθμίζει τους ειδικότερους κανόνες που εφαρμόζονται στα κτήρια του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών για θέματα εποπτείας, φύλαξης και καθαριότητας:

Διαδικασία Ορισμού Εποπτών

1. Σε κάθε κτήριο ή ενιαίο κτηριακό συγκρότημα του Ιδρύματος ορίζεται κατ’ ελάχιστον ένας (1) Επόπτης και ο Αναπληρωτής του, οι οποίοι έχουν την ευθύνη εποπτείας του κτηρίου ή του ενιαίου κτηριακού συγκροτήματος, προκειμένου να εξασφαλίζεται η ομαλή και εύρυθμη λειτουργία του και να διεξάγονται απρόσκοπτα οι εκπαιδευτικές, ερευνητικές, διοικητικές ή λοιπές δραστηριότητες για τις οποίες προορίζεται η χρήση του. Είναι δυνατός ο ορισμός περισσοτέρων Αναπληρωτών Επόπτη με καθορισμό του αντίστοιχου χώρου ευθύνης τους, εφόσον αυτό κρίνεται αναγκαίο για κτηριακά συγκροτήματα, στα οποία υφίστανται εγκατεστημένα περισσότερα τους ενός (1) Τμήματα με διακριτούς χώρους.

2. Αρμόδιο όργανο για τον ορισμό των Εποπτών και των Αναπληρωτών τους, ανά κτήριο ή κτηριακό συγκρότημα του Ιδρύματος, ορίζεται το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ειδικά, για τον ορισμό των Εποπτών και των Αναπληρωτών τους σε κτήρια ή κτηριακό συγκρότημα, που έχουν διατεθεί για εκπαιδευτικές, ερευνητικές, διοικητικές ή λοιπές δραστηριότητες μιας Σχολής ή των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων της, αρμόδιο όργανο είναι το Πρυτανικό Συμβούλιο, κατόπιν εισήγησης του Κοσμήτορα και πρότασης του Προέδρου του Τμήματος για τις θέσεις (Επόπτη ή/και Αναπληρωτή Επόπτη) για τους χώρους ευθύνης του Τμήματος σύμφωνα με την παρ. 1 του παρόντος. Σε περιπτώσεις μονοτμηματικών Σχολών δεν απαιτείται η εισήγηση του Προέδρου.

3. Ο ορισμός των Εποπτών και των Αναπληρωτών τους πραγματοποιείται με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της παρ. 2, η οποία αναρτάται στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ και κοινοποιείται στους ορισθέντες Επόπτες και Αναπληρωτές τους και κάθε άλλο ενδιαφερόμενο (Κοσμήτορα, Προέδρους Τμημάτων, επικεφαλής των επιμέρους ακαδημαϊκών ή ερευνητικών μονάδων, Προϊσταμένων οργανικών δομών του Ιδρύματος). Με αντίστοιχη απόφαση δύναται να παυθεί ένας Επόπτης ή ο Αναπληρωτής του από την άσκηση των καθηκόντων τους.

4. Η ανάθεση των καθηκόντων του Επόπτη ή Αναπληρωτή Επόπτη είναι διετής, με δυνατότητα ανανέωσης. Εάν καθ’ οιονδήποτε τρόπο λυθεί η σχέση του Επόπτη ή Αναπληρωτή Επόπτη με το Ίδρυμα, τότε παύει αυτοδικαίως η ανάθεση των σχετικών καθηκόντων.

5. Εάν ο αριθμός των ορισθέντων Εποπτών ή Αναπληρωτών Επόπτη είναι ίσος ή μεγαλύτερος των τριών (3) για το σύνολο των κτιρίων που έχουν διατεθεί για την εξυπηρέτηση των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, διοικητικών και λοιπών δραστηριοτήτων μιας Σχολής, συγκροτείται Συμβούλιο Εποπτών αποτελούμενο από το σύνολο των ορισθέντων Εποπτών και Αναπληρωτών Επόπτη. Το Συμβούλιο αποτελεί εισηγητικό όργανο προς τα όργανα διοίκησης του Ιδρύματος, τα όργανα της Σχολής, των επιμέρους ακαδημαϊκών μονάδων της και τις υπηρεσίες του Ιδρύματος για θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές τους.

Προϋποθέσεις - Αρμοδιότητες Εποπτών

1. Ως Επόπτες και Αναπληρωτές Επόπτες δύνανται να οριστούν μέλη από το προσωπικό του Ιδρύματος με σχετική εμπειρία, και ει δυνατόν με τεχνικές γνώσεις. Ειδικότερα, δύναται να οριστούν ως Επόπτες και Αναπληρωτές Επόπτη μέλη Δ.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Ε.Π., Ε.Τ.Ε.Π., δημόσιοι υπάλληλοι με σχέση δημοσίου δικαίου και υπάλληλοι με σχέση ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου (Ι.Δ.Α.Χ.). Η ανάθεση καθηκόντων στον Επόπτη και τον Αναπληρωτή Επόπτη δεν επιφέρει ουδεμία μισθολογική μεταβολή ή επιπλέον οικονομική παροχή προς το φυσικό πρόσωπο, στο οποίο ανατίθενται οι σχετικές αρμοδιότητες.

2. Οι αρμοδιότητες των Εποπτών και των Αναπληρωτών τους είναι οι ακόλουθες:

α) η παρακολούθηση και η μέριμνα για την ορθή και εύρυθμη λειτουργία των εσωτερικών (κοινόχρηστων και μη κοινόχρηστων) και εξωτερικών χώρων κάθε κτηρίου, που εμπίπτουν στο πεδίο αρμοδιότητάς τους.

β) η ενημέρωση του Κοσμήτορα για όλα τα θέματα που σχετίζονται με τις ανάγκες ασφάλειας και πολιτικής προστασίας των κτηρίων σε ότι αφορά τη διαχείριση κινδύνων από φυσικές/τεχνολογικές καταστροφές (πυρκαγιά, σεισμός, πλημμύρα κ.τλ), καθώς και τις ανάγκες συντήρησης, επισκευής και καθαριότητας αυτών.

γ) η εισήγηση προς τον Κοσμήτορα για τις ανάγκες που σχετίζονται με τις λειτουργικές δαπάνες της Κοσμητείας ως προς τα θέματα που εμπίπτουν στην εποπτεία, και ειδικότερα δαπάνες που αφορούν σε μικροεπισκευές, μικροσυντηρήσεις και λοιπές δαπάνες για την προμήθεια ειδών ή παροχή υπηρεσιών που είναι αναγκαίες για την ορθή λειτουργία κάθε κτηρίου.

δ) η ευθύνη για την εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας των κτηρίων, που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους, π.χ. η ενημέρωση των αρμοδίων υπηρεσιών για την αποκατάσταση βλαβών, την καλή συντήρηση και λειτουργία των δικτύων επικοινωνιών, των οικοδομικών, ηλεκτρολογικών, μηχανολογικών και υδραυλικών υποδομών των κτηρίων και του εξοπλισμού τους.

ε) η συνεργασία με τον αρμόδιο Αντιπρύτανη, τον Κοσμήτορα της Σχολής, τους Προέδρους των Τμημάτων, τους επικεφαλής των επιμέρους ακαδημαϊκών, ερευνητικών και λοιπών μονάδων (Τομείς, Εργαστήρια, Κλινικές, Μουσεία κλπ) και εν γένει το λοιπό προσωπικό των υπηρεσιών του Ιδρύματος, για κάθε θέμα σχετιζόμενο με τις αρμοδιότητές του, το οποίο δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί από τον ίδιο ή τον Αναπληρωτή του.

στ) η εισήγηση προς τον Κοσμήτορα για θέματα εκτέλεσης έργων ή διαρρυθμίσεων που σχετίζονται με την εύρυθμη λειτουργία των κτηρίων που εμπίπτουν στον τομέα ευθύνης του, αιτιολογώντας τη σχετική αναγκαιότητα.

ζ) η εποπτεία του τακτικού και έκτακτου προσωπικού, το οποίο υποστηρίζει τις ανάγκες επιστασίας, φύλαξης και καθαριότητας των κτηρίων που έχουν ανατεθεί στον τομέα ευθύνης τους, ή/και ο συντονισμός του προσωπικού των οικονομικών φορέων/αναδόχων για τις ανάγκες φύλαξης και καθαριότητας του Ιδρύματος, ασκώντας τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

αα) την παρακολούθηση και επίβλεψη της εκτέλεσης της εργασίας των επιστατών, φυλάκων και επιμελητών, όπου υπάρχουν, καθώς και το προσωπικό καθαριότητας,

ββ) την τήρηση παρουσιολογίου του προσωπικού για το οποίο του έχει ανατεθεί η αρμοδιότητα εποπτείας του, την υπογραφή σχετικών βεβαιώσεων και την προέγκριση χορήγησης αδειών για το προσωπικό αυτό, όπου απαιτείται.

γγ) τον προγραμματισμό εκτέλεσης των εργασιών του εν λόγω προσωπικού ή την παροχή κατευθυντήριων οδηγιών για την εκτέλεση αυτών, σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες, και την ενημέρωση των αρμοδίων υπηρεσιών του Ιδρύματος (Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. ή Διεύθυνση Διοικητικού), κατόπιν συνεννόησης με τον Κοσμήτορα.

δδ) τη συνεργασία με τους οικονομικούς φορείς (αναδόχους) και το προσωπικό τους, στους οποίους έχει ανατεθεί κατόπιν σχετικής διαγωνιστικής διαδικασίας, η φύλαξη ή/και η καθαριότητα των χώρων ευθύνης του.

η) την παρακολούθηση της συχνότητας συντήρησης των ανελκυστήρων, των ηλεκτρολογικών, μηχανολογικών, ψυκτικών, θερμαντικών και υδραυλικών εγκαταστάσεων, υποδομών και του εξοπλισμού κάθε κτηρίου, της εκτέλεσης των εργασιών που εμπίπτουν στα κτήρια, για τα οποία έχουν την αρμοδιότητα και την ενημέρωση των τηρούμενων βιβλίων με τα αναγκαία κάθε φορά στοιχεία.

θ) τη συνεργασία με τη Μονάδα Ασφαλείας και Πολιτικής Προστασίας, καθώς και την Επιτροπή Ασφαλείας και Πολιτικής Προστασία του Ιδρύματος, κατόπιν συνεννόησης με τον Κοσμήτορα, για θέματα ασφάλειας και πολιτικής προστασίας στα κτήρια ευθύνης του.

ι) τη συνεργασία, κατόπιν συνεννόησης με τον Κοσμήτορα, με την Τεχνική Υπηρεσία και τον Τεχνικό Ασφαλείας του Ιδρύματος για θέματα που εμπίπτουν στο πεδίο των αρμοδιοτήτων τους.

3. Οι Αναπληρωτές Επόπτη ασκούν αντίστοιχες αρμοδιότητες με αυτές που περιγράφονται στην παρ. 2, κατόπιν συνεννόησης με τον αρμόδιο Επόπτη.

4. Η άσκηση αρμοδιοτήτων των Εποπτών και Αναπληρωτών Επόπτη, όπως αναλύονται στην παρ. 2 του παρόντος, πραγματοποιείται υπό την εποπτεία και τον συντονισμό του Κοσμήτορα της οικείας Σχολής για τα κτήρια και τις υποδομές που έχουν διατεθεί για τις ανάγκες αυτής και των επιμέρους ακαδημαϊκών της μονάδων. Αντίστοιχα, η άσκηση αρμοδιοτήτων των Εποπτών και Αναπληρωτών Επόπτη για τα υπόλοιπα κτήρια πραγματοποιείται υπό την εποπτεία και τον συντονισμό του Πρύτανη ή του αρμόδιου Αντιπρύτανη.

Επιστάτες - Αρμοδιότητες

1. Υπάλληλοι με σχέση δημοσίου δικαίου ή ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου (Ι.Δ.Α.Χ.), κατηγορίας Υ.Ε. ή ΔΕ Επιστατών, επικουρούν τους Επόπτες και τους Αναπληρωτές τους κατά την εκτέλεση του έργου τους. Η τοποθέτηση υπαλλήλων κατηγορίας Επιστάτη πραγματοποιείται σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία από το αρμόδιο όργανο για την τοποθέτηση του τακτικού προσωπικού του ιδρύματος.

2. Ειδικότερα, οι επιστάτες έχουν τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

α) την ενημέρωση του αρμόδιου Επόπτη για την καλή εκτέλεση εργασιών που αφορούν σε θέματα συντήρησης, φύλαξης και καθαριότητας του τομέα ευθύνης τους, και ειδικότερα τη φροντίδα των χώρων (κοινόχρηστων χώρων, αιθουσών, αμφιθεάτρων, εργαστηρίων και περιβάλλοντος χώρου) προκειμένου να είναι καθαροί και ευπαρουσίαστοι.

β) τη μέριμνα για το άνοιγμα και κλείσιμο των αιθουσών, αμφιθεάτρων, αιθουσών πολυμέσων κ.λπ, σύμφωνα με το ωράριο λειτουργίας τους, και την ενημέρωση του λοιπού προσωπικού φύλαξης για την εκτέλεση αντίστοιχων υποχρεώσεων κατά τις λοιπές ώρες λειτουργίας τους.

γ) τη φύλαξη των κλειδιών των αιθουσών, αμφιθεάτρων, γραφείων, εργαστηρίων και λοιπών χώρων, που τους έχουν ανατεθεί, και τη διάθεση αυτών μόνο προς τα πρόσωπα που έχουν σχετικό δικαίωμα χρήσης.

δ) τη μέριμνα για την υπογραφή των παρουσιολογίων του προσωπικού και την παράδοση αυτών στον Επόπτη για ενέργειες της αρμοδιότητάς του,

ε) την παρακολούθηση της ορθής και εύρυθμης χρήσης και λειτουργίας των αιθουσών, αμφιθεάτρων, εργαστηρίων και λοιπών χωρών, καθώς και της ορθής χρήσης των επίπλων, του οπτικοακουστικού και λοιπού εξοπλισμού τους,

στ) την υποστήριξη του προσωπικού του Ιδρύματος σε τυχόν προβλήματα κατά τη χρήση του οπτικοακουστικού και λοιπού εξοπλισμού.

ζ) την ενημέρωση του βιβλίου συμβάντων του άρθρου 4, κατόπιν συνεννόησης με τον Επόπτη.

η) την παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας των συστημάτων θέρμανσης, ψύξης, και του φωτισμού στους χώρους του κτηρίου, και ενημερώνει τον Επόπτη σε περίπτωση διατάραξης της λειτουργίας τους ή ύπαρξης βλάβης ή ζημίας σε εγκαταστάσεις ή λοιπό εξοπλισμό.

θ) την ενημέρωση του Επόπτη για τις ανάγκη προμήθειας ειδών που είναι σημαντικές για την εύρυθμη λειτουργία του κτηρίου (π.χ. υλικά καθαριότητας).

3. Σε περίπτωση έλλειψης μόνιμου προσωπικού κατηγορίας Επιστάτη, είναι δυνατή είτε η επιλογή έκτακτου προσωπικού δυνάμει σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου (Ι.Δ.Ο.Χ.) ή έργου μέσω του Ε.Λ.Κ.Ε. σύμφωνα με το άρθρο 64 του ν. 4485/2017 (Α΄114), είτε η ανάθεση ορισμένων εκ των αρμοδιοτήτων της παρ. 2 σε μόνιμο προσωπικό άλλης κατηγορίας του Ιδρύματος, εφόσον τα καθήκοντα της θέσης του είναι συμβατά με τις ως άνω αρμοδιότητες ή β)

Βιβλία

1. Σε κάθε κτήριο του Ιδρύματος, στο οποίο έχει οριστεί Επόπτης ή/και Αναπληρωτής Επόπτη, τηρούνται με ευθύνη του, τα ακόλουθα βιβλία:

α) βιβλίο αποθήκης, όπου απαιτείται.

β) Βιβλίο συντήρησης όλων των υποδομών για τις οποίες απαιτείται περιοδική συντήρηση (ψυκτικές και θερμαντικές μονάδες, ανελκυστήρες κ.λπ).

γ) βιβλίο Συμβάντων, στο οποίο καταχωρούνται έκτακτα συμβάντα (π.χ. φθορά ιδιοκτησίας, πλημμύρα, φωτιά, σεισμός).

δ) κάθε άλλο βιβλίο θεωρείται αναγκαίο από τον Επόπτη ή/και τον Αναπληρωτή του, για την ορθή υλοποίηση του έργου του (π.χ. βιβλίο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας).

Με την υπ’ αριθμ. 9^η ΠΡΑΞΗ 2016-17 του Αναπληρωτή Πρύτανη (ΑΔΑ:ΩΧΟΚ46ΨΖ2Ν-5ΞΨ) αποφασίστηκε ο Ορισμός Εποπτών και Αναπληρωτών Επόπτη Πανεπιστημιακών Κτηρίων ως εξής:.