Τα μέλη της πανεπιστημιακής Κοινότητας (Μέλη Δ.Ε.Π, Ε.Δ.Ι.Π, Ε.Τ.Ε.Π, Ε.Ε.Π), τα οποία παρουσιάζουν εργασία σε Διεθνές Συνέδριο και επιθυμούν να χρηματοδοτηθεί η συμμετοχή τους σε αυτό, ή εναλλακτικά που θέλουν να καλυφθούν τα έξοδα δημοσίευσης σε διεθνές επιστημονικό περιοδικό ακολουθούν την εξής διαδικασία:

• Υποβολή αίτησης προς την Κοσμητεία της Σχολής συνοδευόμενη από τα απαραίτητα δικαιολογητικά, σύμφωνα με τα επισυναπτόμενα πρότυπα (1),(2) και (3)

• Ο Κοσμήτωρ κάθε Σχολής εισάγει σε Συνεδρίαση της Κοσμητείας τις αιτήσεις που του έχουν υποβληθεί.

• Η Κοσμητεία επιβεβαιώνει για κάθε αίτηση ότι πληρούνται οι προϋποθέσεις οι οποίες αναφέρονται στην απόφαση της Συγκλήτου και στο ισχύον θεσμικό πλαίσιο και αποφασίζει σχετικά με την έγκρισή της.

Στη συνέχεια αναφέρονται οι ειδικότερες προϋποθέσεις για τη συμμετοχή σε Διεθνή Συνέδρια ή τις δημοσιεύσεις σε Διεθνή περιοδικά, οι οποίες χρηματοδοτούνται από το έργο με κωδικό 17454 της συμμετοχής σε διεθνή συνέδρια και παρακαλούμε για την ενημέρωση όλου του ακαδημαϊκού προσωπικού της Σχολής σας.

Σύμφωνα με την Απόφαση του Συμβουλίου Διοίκησης

1) Συμμετοχή σε συνέδριο (Μέλη Δ.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π., Ε.Ε.Π.)

-   Το Συνέδριο απαιτείται να είναι Διεθνές.

-   Επιλέξιμες δαπάνες είναι:

α) το κόστος εγγραφής

β) τα εισιτήρια μετάβασης στον τόπο διεξαγωγής του Διεθνούς Συνεδρίου συμπεριλαμβανομένων των εξόδων μετακίνησης (εισιτήρια) μεταξύ της πόλης προορισμού και του αεροδρομίου όταν το συνέδριο διεξάγεται σε διαφορετική πόλη από αυτή του αεροδρομίου (στα οποία δεν συμπεριλαμβάνονται έξοδα ταξί)

(Στην περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ. καλύπτονται τα έξοδα κίνησης, έως της αξίας του εισιτηρίου δημόσιου μεταφορικού μέσου με το οποίο θα μπορούσε κάποιος να μεταβεί στον τόπο προορισμού, με σειρά προτεραιότητας:  Αεροπλάνο οικονομική θέση (εφόσον υπάρχει) ή λεωφορείο ή τρένο

γ) Έξοδα Διαμονής εκτός έδρας κατά τη συμμετοχή στο συνέδριο.

(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση μέχρι του ποσού των 250 ευρώ ημερησίως ή μέχρι 320€ στις ΗΠΑ. για το εξωτερικό ή μέχρι του ποσού των 130 Ευρώ ημερησίως για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα της έναρξης του συνεδρίου έως και την ημέρα λήξης των εργασιών του συνεδρίου) 

Για τη χρηματοδότηση μέλους της πανεπιστημιακής κοινότητας για την κάλυψη δαπανών εγγραφής/συμμετοχής σε συνέδριο εις βάρος του προϋπολογισμού του παρόντος έργου, ισχύουν οι ακόλουθοι όροι/προϋποθέσεις:

α) ο αιτών θα πρέπει να είναι προσκεκλημένος ομιλητής ή να παρουσιάζει ανακοίνωση, η οποία έχει γίνει αποδεκτή από τους οργανωτές του συνεδρίου,

β) για κάθε ανακοίνωση χρηματοδοτείται ένας μόνο συγγραφέας, σε περίπτωση που έχουν συμβάλει περισσότερα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας,

γ) από τον προϋπολογισμό του έργου για κάθε μέλος του εκπαιδευτικού προσωπικού δύναται να καλυφθούν δαπάνες για εγγραφή/συμμετοχή σε συνέδριο ή μέχρι του ανώτατου ορίου της επόμενης παραγράφου κατά έτος και έως την εξάντληση του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου

δ) το ανώτατο όριο των προς κάλυψη δαπανών για την εγγραφή/συμμετοχή σε συνέδριο δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 1.800 ευρώ όταν αυτό διοργανώνεται σε πόλη της Ευρώπης και της Μεσογείου ή τα 2.100 ευρώ όταν αυτό διοργανώνεται σε πόλη άλλης ηπείρου.

ε) Εναλλακτικά ένα Μέλος του Εκπαιδευτικού Προσωπικού, αντί να συμμετέχει σε συνέδριο ή με το υπολειπόμενο ποσό των δαπανών συμμετοχής του σε συνέδριο, μπορεί να καλύψει τα έξοδα δημοσιεύσεων σε διεθνή επιστημονικά περιοδικά με κριτές (όταν αυτό δεν είναι εφικτό από το έργο του Τμήματός του) έως του ύψους των 2.000 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) ανά έτος.

ζ) Μέλη ΔΕΠ δύναται να μεταβιβάσουν τη συγκεκριμένη χρηματοδότηση για την κάλυψη αντίστοιχων δαπανών σε υποψήφιους διδάκτορες , επιστημονικούς συνεργάτες - μεταδιδάκτορες, μεταπτυχιακούς φοιτητές, εντεταλμένους διδασκαλίας και εξωτερικούς συνεργάτες με τους ίδιους όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για τα μέλη ΔΕΠ.

(Σε περίπτωση που το τιμολόγιο εκδίδεται από ξένο προμηθευτή, αυτό επιβαρύνεται με ΦΠΑ (24%) βάσει εθνικής νομοθεσίας ακόμα και αν δεν αποτυπώνεται ΦΠΑ στο τιμολόγιο)

Παράδειγμα: Εάν εκδώσετε τιμολόγιο ποσού 1.000 Ευρώ καθαρή αξία με μηδενικό ΦΠΑ, τότε θα πρέπει να υπολογίσετε επιπλέον 240 ευρώ άρα το ποσό που πρέπει να δηλώσετε στην αίτησή σαςπαιτούμενη χρηματοδότηση είναι 1.240 Ευρώ.

Εφόσον στη δημοσίευση συμμετέχουν περισσότερα του ενός μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού, τα έξοδα δημοσίευσης μπορεί να ανέρχονται έως του αθροίσματος των ποσών που αντιστοιχούν στο σύνολο των συμμετεχόντων. Οι αιτήσεις των ενδιαφερομένων υποβάλλονται στην Κοσμητεία που ανήκει το Τμήμα τους, η οποία και εισηγείται προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο την έγκριση αυτών.

Το ύψος των δαπανών μετακίνησης υπολογίζεται σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης του Ε.Λ.Κ.Ε., όπως αυτός εκάστοτε ισχύει.
 

2) Δημοσίευση σε Επιστημονικό Περιοδικό (Μέλη Δ.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π., Ε.Ε.Π.)

- Το περιοδικό απαιτείται να είναι Διεθνές Επιστημονικό και να προβλέπεται η διαδικασία κρίσης για τη δημοσίευση εργασίας.

-Το ανώτατο όριο κάλυψης Δημοσίευσης δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 2.000 ευρώ ανά έτος συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

- Εφόσον στη δημοσίευση συμμετέχουν περισσότερα του ενός μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού, τα έξοδα δημοσίευσης μπορεί να ανέρχονται έως του αθροίσματος των ποσών που αντιστοιχούν στο σύνολο των συμμετεχόντων. Οι αιτήσεις των ενδιαφερομένων υποβάλλονται στην Κοσμητεία που ανήκει το Τμήμα τους, η οποία και εισηγείται προς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο την έγκριση αυτών.

-Στην περίπτωση που έχει δαπανηθεί μέρος της χρηματοδότησης για Δημοσιεύσεις σε Επιστημονικά Περιοδικά τότε κάθε Μέλος του Εκπαιδευτικού Προσωπικού έχει δικαίωμα χρήσης του υπόλοιπου ποσού για δημοσιεύσεις σε Επιστημονικά Περιοδικά ή για συμμετοχή σε Διεθνή Συνέδρια κατά τη διάρκεια του έτους.

Διαδικασία Χρηματοδότησης:
 

1)συμμετοχής σε Διεθνές Συνέδριο ή

2) δημοσίευσης σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό

Μετά την έγκριση του αιτήματος από την Κοσμητεία, το Μέλος της ακαδημαϊκής κοινότητας, θα λαμβάνει email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, το οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησής του.

Σύμφωνα με το άρθρο 240 του νόμου 4957/2022 όπως ισχύει η διαδικασία που αφορά την πραγματοποίηση μετακινήσεων και άλλων δαπανών των έργων:

Ειδικότερα για την κάλυψη των εξόδων μετακίνησης, διαμονής και εγγραφής σε συνέδριο απαιτούνται:

• Οι σχετικές αποδείξεις εκδίδονται απαραιτήτως στα στοιχεία του μετακινούμενου και κατατίθενται ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στο αίτημα πληρωμής του Επιστημονικού Υπευθύνου προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του ΕΛΚΕ, προκειμένου να γίνει η εκκαθάριση και απόδοση του αντίστοιχου ποσού στον μετακινούμενο. Ως προς τις τιμές των αεροπορικών εισιτηρίων, σημειώνεται ότι αυτές δε δύναται να αποκλίνουν σημαντικά από τις τιμές που ισχύουν για την αντίστοιχη πτήση.

• Η καταβολή όλων των δαπανών μετακίνησης (έξοδα κίνησης και έξοδα διανυκτέρευσης) εις βάρος ενός έργου/προγράμματος θα πραγματοποιείται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει δηλώσει ο δικαιούχος προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε. σε εφαρμογή της υπ’ αριθμ. οικ 9235 ΕΞ 2019/ 11.2.2019 Εγκυκλίου του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους (ΑΔΑ : 6Κ82Η-Ρ47).

(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση μέχρι του ποσού των 250 ευρώ ημερησίως ή μέχρι 320€ στις ΗΠΑ. για το εξωτερικό ή μέχρι του ποσού των 130 ευρώ ημερησίως για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα έναρξης του συνεδρίου και έως τη ημέρα λήξης των εργασιών)

Διαδικασία απόδοσης δαπανών Μετακινήσεων ή Δημοσιεύσεων σε Διεθνή Επιστημονικά Περιοδικά

Μετά το πέρας του Συνεδρίου, ή εναλλακτικά της δημοσίευσης στο Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό, το μέλος για το οποίο έχει εγκριθεί η χρηματοδότηση, θα υποβάλει απόδοση των δαπανών στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ που πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής έγγραφα και πρωτότυπα παραστατικά:

1) Για τη συμμετοχή σε Διεθνές Συνέδριο:

• Για τη διαμονή και τη μετακίνηση συμπληρώνετε το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο για την πληρωμή δαπανών μετακίνησης στο οποίο αναφέρετε το συνολικό ποσό των δαπανών μετακίνησης, με δικαιούχο τον μετακινούμενο, επιλέγοντας την αιτιολογία «. Δαπάνες μετακίνησης». Ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στην περίπτωση πληρωμής δαπανών μετακίνησης προσκομίζονται υποχρεωτικά:

• το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε7 «Ημερολόγιο Κίνησης», το οποίο έχει αναμορφωθεί προκειμένου να καλύπτονται οι ανάγκες για την εφαρμογή της νέας ρύθμισης,

• πρωτότυπα παραστατικά των αποδεικτικών μετακίνησης (απόδειξη αγοράς εισιτηρίων στο όνομα του μετακινούμενου, Boarding passes, πρωτότυπη απόδειξη παροχής υπηρεσιών στο όνομα του μετακινούμενου, για τη διανυκτέρευση σε ξενοδοχείο ή άλλο κατάλυμα).  Σε περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ., αποδείξεις διοδίων και προσφορά δημόσιου μεταφορικού μέσου όπου φαίνεται η τιμή του εισιτηρίου που πραγματοποιεί την ίδια διαδρομή με το Ι.Χ., με σειρά προτεραιότητας αεροπλάνο (οικονομική θέση) εφόσον υπάρχει δρομολόγιο, ή λεωφορείο ή τρένο (στα οποία δεν συμπεριλαμβάνονται έξοδα ταξί και εισιτήρια αστικών συγκοινωνιών).

• Στο ημερολόγιο κίνησης για τις δαπάνες μετακινήσεων δηλώνονται:
  
  α) τα στοιχεία του μετακινούμενου (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ιδιότητα, ΙΒΑΝ, σε περίπτωση που αυτό δεν έχει δηλωθεί ήδη προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε),
  
  β) τα στοιχεία της μετακίνησης (τόπος και μέσο μετακίνησης, ημερομηνία αναχώρησης και επιστροφής)
  
  γ) η αιτιολόγηση της σκοπιμότητας και της επιλεξιμότητας της μετακίνησης
  
  δ) η ανάλυση του είδους της δαπάνης και του κόστους αυτής ανά είδος δαπάνης (εισιτήρια, ξενοδοχείο κ.λπ.).

• Σημειώνεται ότι στο ημερολόγιο κίνησης θα αναγράφονται μόνο δαπάνες, τα παραστατικά των οποίων είναι αποκλειστικά στο όνομα του μετακινούμενου και τα οποία θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν ήδη εξοφληθεί κατά την ημέρα υποβολής τους.

• Για την εγγραφή σε συνέδριο συμπληρώνετε το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο επιλέγοντας την αιτιολογία «Ι. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνετε το λεκτικό «Εγγραφή σε συνέδριο». Το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών» ανυπόγραφο, το πρόγραμμα του συνεδρίου, αντίγραφο των παραστατικών μετακίνησης (εισιτήρια) ή βεβαίωση παρακολούθησης του συνεδρίου. Η εξόφληση της δαπάνης πραγματοποιείται μέσω εξόφλησης του νόμιμου φορολογικού παραστατικού, κατόπιν υποβολής αιτήματος πληρωμής του δικαιούχου. Το παραστατικό δύναται να εκδοθεί είτε στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών) είτε στα στοιχεία του συμμετέχοντος στο συνέδριο (απόδειξη)». Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση έκδοσης παραστατικού στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. επί πιστώσει, θα πρέπει να διερευνάται εάν αποδέχεται ο φορέας να πληρωθεί μεταγενέστερα, λαμβάνοντας υπόψη ότι συνήθως δεν το δέχονται αυτό οι φορείς.

Επίσης επισυνάπτετε για την εγγραφή:

• Αντίγραφο της ανακοίνωση του συνεδρίου

2) Για τη δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό:

• Για την δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικόσυμπληρώνετε το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο, επιλέγοντας την αιτιολογία «Ι. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνετε το λεκτικό «δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό». Το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών», ανυπόγραφο.

• Η εξόφληση της δαπάνης πραγματοποιείται μέσω εξόφλησης του νόμιμου φορολογικού παραστατικού, κατόπιν υποβολής αιτήματος πληρωμής του δικαιούχου. Το παραστατικό δύναται να εκδοθεί είτε στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών) είτε στα στοιχεία του συγγραφέα της δημοσίευσης (απόδειξη)». Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση έκδοσης παραστατικού στα στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. επί πιστώσει, θα πρέπει να διερευνάται εάν αποδέχεται ο φορέας να πληρωθεί μεταγενέστερα, λαμβάνοντας υπόψη ότι συνήθως δεν το δέχονται αυτό οι φορείς.

• Aντίγραφο της δημοσίευσης

Για το τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ:

EΘNIKO KAI KAΠOΔIΣTPIAKO

ΠANEΠIΣTHMIO AΘHNΩN (ή Ε.Κ.Π.Α.)

EIΔIKOΣ ΛOΓAPIAΣMOΣ KONΔYΛIΩN EPEYNAΣ

(ή Ε.Λ.Κ.Ε.)

Χρήστου Λαδά 6, 105 61 Αθήνα

A.Φ.M. 090145420, Δ' ΔOY Αθηνών

Για τυχόν απορίες ή διευκρινίσεις μπορείτε να απευθύνεστε στα στελέχη των Αποκεντρωμένων Μονάδων (στοιχεία των οποίων μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.:

https://www.elke.uoa.gr/SiteContents/ApokentromenesMonades

καθώς επίσης και στα στελέχη της Υπηρεσίας Υποστήριξης και Αρωγής Χρηστών (Help Desk) κατά τις εργάσιμες ημέρες από 9:00 έως 14.00 είτε μέσω κλήσης στο 210-727 5900, είτε μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο e-mail: helpdesk[at]elke.uoa[dot]gr

Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ (ΦΕΚ Β’ 3665 /13.07.2022) 

Τροποποίηση του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ (ΦΕΚ B' 5100 / 17.08.2023)