Αρχική σελίδα » Πληροφορίες » Χρηματοδοτήσεις Συνεδρίων

ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΕΙΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ

ΑΠΟ ΚΟΝΔΥΛΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΜΕ ΚΩΔΙΚΟΥΣ ΕΛΚΕ 13233 & 14922 (πρώην 13236)

Οδηγίες Υποβολής Αιτήσεων (Κωδ. ΕΛΚΕ 70/4/13233)

 

Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας (μέλη ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, ΕΕΠ και υποψήφιοι διδάκτορες), τα οποία παρουσιάζουν εργασία τους σε Διεθνές Συνέδριο και επιθυμούν να χρηματοδοτηθεί η συμμετοχή τους σε αυτό, ακολουθούν την εξής διαδικασία:

1. Υποβάλλουν προς την Κοσμητεία της Σχολής τους (δια του Κοσμήτορος) σχετική αίτηση, με τα απαιτούμενα συνημμένα, σύμφωνα με το παρακάτω επισυναπτόμενο πρότυπο, έχοντας υπόψη:

α) Να είναι συμπληρωμένα όλα τα πεδία της αίτησης (τίτλος εργασίας, συγγραφείς κ.ο.κ.)

β) Η αίτηση να αναφέρεται απαραίτητα σε Διεθνές Συνέδριο και να επισυνάπτονται πάντα αντίγραφο αποδοχής της εργασίας και Ανακοίνωση (call) Διενέργειας του Συνεδρίου.

γ) Όταν παρουσιάζονται στο ίδιο Συνέδριο δύο ή περισσότερες ανακοινώσεις με κοινό συγγραφέα, εφόσον αυτός ο κοινός συγγραφέας αιτείται χρηματοδότησης για να μεταβεί στο Συνέδριο, η χρηματοδότηση συμμετοχής και άλλου συγγραφέα θα εξετάζεται μόνον εφόσον οι διαθέσιμοι πόροι επαρκούν να καλύψουν όλα τα αιτήματα.

δ) Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας να αιτούνται μόνον τις επιλέξιμες, σύμφωνα με την Απόφαση της Συγκλήτου, δαπάνες (εισιτήρια μετάβασης, διαμονή και εγγραφή στο Συνέδριο).

ε) Όπως ρητά αναφέρεται στην Απόφαση της Συγκλήτου, οι δαπάνες θα γίνονται σύμφωνα με τον Οδηγό Διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Επομένως, ο μέγιστος αριθμός διανυκτερεύσεων καθορίζεται από την διανυκτέρευση μια ημέρα πριν την έναρξη του Συνεδρίου μέχρι και τη διανυκτέρευση της τελευταίας ημέρας του Συνεδρίου.

στ) Το ποσό που αιτείται το μέλος της Πανεπιστημιακής Κοινότητας στην αίτησή του και εγκρίνεται από το Συμβούλιο της Κοσμητείας είναι δεσμευτικό, ήτοι δεν μπορεί κατά την απόδοση των δικαιολογητικών της μετακίνησής του να πληρωθεί μεγαλύτερο ποσό από εκείνο που θα του έχει εγκριθεί καθώς το ποσό αυτό θα έχει ήδη αναρτηθεί στο ΚΗΜΔΗΣ. Σημειώνεται ότι πριν την κοινοποίηση του εκάστοτε πρακτικού συνεδρίασης του Συμβουλίου της Κοσμητείας δεν θα πρέπει να έχουν εκδοθεί παραστατικά.

ζ) Δεν θα πρέπει να εκδίδουν τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών (ή Invoice) για τη διαμονή τους με ποσό μεγαλύτερο από εκείνο που δικαιολογεί ο Οδηγός Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, ήτοι 170 € ανά διανυκτέρευση εκτός Ελλάδας ή 130 € ανά διανυκτέρευση εντός Ελλάδας.  

η) Η αίτηση του κάθε μέλους της Πανεπιστημιακής Κοινότητας στην Κοσμητεία να κατατίθεται  τουλάχιστον 40  (σαράντα) ημέρες πριν τη διεξαγωγή του Συνεδρίου, καθώς σύμφωνα με οδηγίες του ΕΛΚΕ, τα εγκεκριμένα αιτήματα πρέπει να υποβάλλονται από την Κοσμητεία στον ΕΛΚΕ τουλάχιστον 20 ημέρες πριν την ημερομηνία διεξαγωγής του Συνεδρίου.

2. Ο Κοσμήτορας της Σχολής εισάγει σε Συνεδρίαση της Κοσμητείας τις αιτήσεις που του έχουν υποβληθεί.

3. Το Συμβούλιο της Κοσμητείας επιβεβαιώνει για κάθε αίτηση ότι πληρούνται οι προϋποθέσειςοι οποίες αναφέρονται στη σχετική απόφαση της Συγκλήτου της 04/04/2018, και διατυπώνει τη γνώμη του. Κατόπιν, oι εγκεκριμένες από το Συμβούλιο της Κοσμητείας αιτήσεις, αποστέλλονται ηλεκτρονικά στην κ. Μαρία Νικολούτσου (Τμήμα Στήριξης Έργων, Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας, τηλ. 210 727 5868).

Σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο:

Μετά την έγκριση του αιτήματος από την Κοσμητεία, το Μέλος της Ακαδημαϊκής Κοινότητας, λαμβάνει e-mail που αποστέλλει ο χειριστής του έργου (κ Μ. Νικολούτσου, Τμήμα Στήριξης Έργων, Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) στο οποίο τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησής του καθώς και για τη διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσει για την οικονομική έγκριση των δαπανών που θέλει να κάνει. 

Σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία (Ν. 4485/2017, 4412/2016 & 4521/2018),  για τις προμήθειες και με την από 23/01/2018,  ενημέρωση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται (πριν την έκδοση τιμολογίων, στα στοιχεία του ΕΛΚΕ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ) είναι η εξής:

Πρώτο στάδιο:

Συμπληρώνεται και υποβάλλεται ηλεκτρονικά συμπληρωμένο το πρώτο έντυπο του αρχείου «Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης-Απευθείας Ανάθεσης». στο e-mail (mnikol[at]uoa[dot]gr),  έτσι ώστε να γίνει ένας πρώτος έλεγχος και να συμφωνηθεί το τελικό κείμενο.

Δεύτερο στάδιο:

Στη συνέχεια υποβάλλονται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ, και τα δύο έντυπα:

Α. Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης (ανυπόγραφο)

Β. Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης», (υπογεγραμμένο από Μέλος Ακαδημαϊκής Κοινότητας που αιτείται χρηματοδότηση)

σύμφωνα με τις με τις παρακάτω οδηγίες ανά δαπάνη:

1) Μετακίνηση:

- Στην περίπτωση που επιλεγεί για την αγορά του εισιτηρίου ταξιδιωτικό πρακτορείο τότε το τιμολόγιο θα εκδοθεί υποχρεωτικά μετά την έγκριση του αιτήματος απευθείας ανάθεσης (ανάρτηση στη Διαύγεια σχετικής Απόφασης Έγκρισης της δαπάνης).

- Στην περίπτωση ηλεκτρονικής αναζήτησης εισιτηρίων μέσω επιχείρησης που δραστηριοποιείται διαδικτυακά (π.χ. airtickets.gr), ως αίτημα υποβολής προσφοράς θεωρείται η εκτύπωση των τιμών και των χαρακτηριστικών των πτήσεων από τη σχετική ιστοσελίδα.

- Στην περίπτωση που επιλεγεί το εισιτήριο από επιχείρηση ηλεκτρονικής έκδοσης εισιτηρίων  γίνεται ταυτόχρονα και η έκδοση του εισιτηρίου καθώς και του τιμολογίου. Και άμεσα θα πρέπει να έχει κατατεθεί στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ

2) Διαμονή:

Το παραστατικό της διαμονής εκδίδεται πάντα μετά την ανάρτηση στη Διαύγεια σχετικής Απόφασης Έγκρισης της δαπάνης.

(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση 170 Ευρώ για το εξωτερικό ή 130 Ευρώ για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται το προηγούμενο βράδυ πριν την έναρξη του συνεδρίου και έως τη βραδιά που λήγει το συνέδριο) 

3) Εγγραφή:

Για την εγγραφή απαιτείται απλά η εκτύπωση των τιμών για τα registration fees από την ιστοσελίδα του συνεδρίου. Η απόδειξη της εγγραφής στο συνέδριο εκδίδεται πάντα μετά την ανάρτηση στη Διαύγεια σχετικής Απόφασης Έγκρισης της δαπάνης.

Μετά το πέρας του Συνεδρίου, το μέλος που συμμετείχε υποβάλλει απόδοση στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ η οποία περιλαμβάνει τα εξής έγγραφα και πρωτότυπα παραστατικά:

1. Εγκεκριμένο αίτημα απευθείας ανάθεσης (email που έχει αποσταλεί από τον ΕΛΚΕ στο δικαιούχο)

2. Εντολή Πληρωμής (έντυπο ΕΛΚΕ Ε-ΔΠ-07-Ε4.V9), ανυπόγραφη

3. Ημερολόγιο κίνησης (έντυπο ΕΛΚΕ Ε-ΔΠ-07-Ε7.V9 υπογεγραμμένο στη θέση «ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ»).

4. Για την πληρωμή των εισιτηρίων, σε περίπτωση μετακίνησης αεροπορικώς, πρωτότυπη Απόδειξη Πώλησης Εισιτηρίων στα στοιχεία του ΕΛΚΕ (ΑΦΜ του ΕΛΚΕ/ΕΚΠΑ, Special Research Account – University of Athens, Ονοματεπώνυμο συμμετέχοντος), απόδειξη εξόφλησης της ΑΠΕ ή κίνηση κάρτας, e ticket (ηλεκτρονική κράτηση) και κάρτες επιβίβασης.

5. Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ για τη διαμονή σε ξενοδοχείο στην Ελλάδα ή invoice/receipt σε προσωπικά στοιχεία ή του ΕΛΚΕ για τη διαμονή σε ξενοδοχείο στο εξωτερικό, καθώς επίσης και απόδειξη πληρωμής τους (αναγραφή μετρητοίς ή paid στο παραστατικό ή κίνηση κάρτας).

6. Απόδειξη, Invoice ή Receipt για την εγγραφή στο Συνέδριο και απόδειξη πληρωμής της (αναγραφή μετρητοίς ή paid στο παραστατικό ή κίνηση κάρτας).

7. Το πρόγραμμα του Συνεδρίου

8. Αντίγραφο της εργασίας του

9. Μια σύντομη έκθεση πεπραγμένων για το Συνέδριο (1-2 σελίδες) υπογεγραμμένη από τον δικαιούχο.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση επί των παραστατικών και των εγγράφων που απαιτούνται μπορείτε να απευθύνεστε στο HELP DESK (τηλ. 210 727 5900).

    
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, δεν θα πρέπει να εκδίδουν οποιοδήποτε παραστατικό πριν ενημερωθούν από την Επιτροπή Ερευνών ότι έχει αναρτηθεί στη Διαύγεια σχετική Απόφαση Έγκρισης της δαπάνης. Για το λόγο αυτό και επειδή τα χρονικά περιθώρια δεν θα επαρκούν, καμία αίτηση δεν θα γίνεται δεκτή αν από την υποβολή της στη Γραμματεία της Κοσμητείας της Σ.Θ.Ε. δεν μεσολαβούν τουλάχιστον σαράντα (40) ημέρες μέχρι την ημερομηνία μετακίνησης.

Απαιτούμενα Δικαιολογητικά

Απαραίτητα έντυπα για την τελική υποβολή των δικαιολογητικών:

         
Οδηγός Xρηματοδότησης & Διαχείρισης ΕΛΚΕ *
ΝΕΟ (V.10)
Ημερολόγιο Κίνησης
ΝΕA (V.8)
Κατάσταση Δαπανών
ΝΕA (V.15)
Εντολή Πληρωμής
Υπεύθυνη Δήλωση
 Ν. 1599
         

* Οι διατάξεις σχετικά με τις μετακινήσεις προσωπικού αναφέρονται στο εδάφιο 3.β.i.i. του Οδηγού Χρηματοδότησης & Διαχείρισης.

Περισσότερες Πληροφορίες

Για περισσότερες πληροφορίεςοι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στη Γραμματεία της Κοσμητείας της Σχολής Θετικών Επιστημών που είναι αρμόδια για τη λήψη και πρωτοκόλληση κάθε αίτησης χρηματοδότησης: κ. Ευγενία Μονογυιού (Τηλ: 210 727 4044- Fax: 210 727 4046 - E-mail: deansos[at]uoa[dot]gr.

   
  Πληροφορίες σχετικά με τα απαραίτητα δικαιολογητικά κ.λπ. έγγραφα παρέχονται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας: κ. Μαρία Νικολούτσου (Τηλ: 210 727 5868 & 210 727 5937 - Ε-mail: rc[at]elke.uoa[dot]gr)
   
     

Β. Χρηματοδότηση για Διοργάνωση Συνεδρίων/Ημερίδων Τμημάτων (Πρόγραμμα ΕΛΚΕ 14922, πρώην 13236)

Σύμφωνα με την από 04/04/2018 απόφαση της Συγκλήτου δημιουργείται ένα έργο ανά Σχολή στην οποία ανήκουν από δύο Τμήματα και άνω για την υποστήριξη του έργου της.

Οι επιλέξιμες δαπάνες για το Πρόγραμμα του ΕΛΚΕ 14922 με τίτλο: «Λειτουργικές, εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες Κοσμητειών» και Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., αφορούν σε υπηρεσίες και προμήθειες κάθε είδους για τη λειτουργία της Σχολής και την εκπαίδευση, αγορά και άδειες λογισμικού, συντήρηση εξοπλισμών, διαμόρφωση χώρων μικρής κλίμακας, μετακινήσεις και έξοδα διαμονής που απαιτούνται για την προσέλκυση ερευνητικών έργων (δεν περιλαμβάνεται η συμμετοχή σε συνέδρια) και τη βελτίωση της εκπαίδευσης καθώς και για την πρόσκληση διακεκριμένων επιστημόνων, διοργάνωση συνεδρίων, κόστη προβολής του έργου της Σχολής, αμοιβές για έκτακτο προσωπικό που υποστηρίζει για περιορισμένο χρονικό διάστημα τις δράσεις της Σχολής. Οι δαπάνες θα γίνονται σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Δεν επιτρέπεται η κατάτμηση της χρηματοδότησης ανά Τμήμα.

     
  Σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ (ΦΕΚ Β' 2163/18.07.2012), σε περίπτωση πρόσκλησης ομιλητών ακολουθούνται τα εξής: «Στους προσκεκλημένους από το εξωτερικό, για τις ανάγκες των ερευνητικών προγραμμάτων, καταβάλλονται:  α) δαπάνη εισιτηρίων, β) δαπάνη ξενοδοχείου και γ) ημερήσια αποζημίωση μέχρι 120 Ευρώ, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά, στα πλαίσια συμβατικών υποχρεώσεων. Για την καταβολή των ανωτέρω, συμπληρώνεται ημερολόγιο κίνησης, όπου δηλώνεται η σχέση του προσκεκλημένου με το πρόγραμμα, και προσκομίζονται απόδειξη είσπραξης της ημερήσιας αποζημίωσης υπογεγραμμένη από τον επισκέπτη, καθώς και φωτοτυπία της ταυτότητας ή του διαβατηρίου του. Σε περίπτωση που δεν καλύπτεται δαπάνη εισιτηρίου, απαραίτητη, για την κάλυψη ημερήσιας αποζημίωσης, είναι η προσκόμιση φωτοτυπίας του εισιτηρίου».  
     
     

Επιλέξιμες δαπάνες είναι όλες οι δαπάνες που υποστηρίζουν τη διοργάνωση Συνεδρίου/Ημερίδας και έχουν εγκριθεί από τη Συνέλευση του οικείου Τμήματος και κατόπιν από το Συμβούλιο της Κοσμητείας.

Ενδεικτικά αναφέρονται: ενοικίαση αίθουσας ή εξοπλισμού, τροφοδοσία/catering, δαπάνες δημοσιότητας (π.χ. αφίσες κ.τ.λ.), έξοδα φιλοξενίας επίτιμων καλεσμένων, γραφική ύλη, αναλώσιμα γραφείου, γραμματειακή υποστήριξη, πληρωμή μεταφραστών, εκτυπώσεις, έκδοση πρακτικών. 

Οι δαπάνες είναι επιλέξιμες όταν η εντολή και τα λοιπά έντυπα του ΕΛΚΕ φέρουν την υπογραφή του Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., επισυνάπτοντας πρωτότυπα παραστατικά που αφορούν το/την συγκεκριμένο/η Συνέδριο/Ημερίδα, με συνημμένο το πρόγραμμα και πάντως οπωσδήποτε μετά την έγκριση και ανάρτηση στο σχετικό πληροφοριακό σύστημα των εν λόγω δαπανών από τα αρμόδια όργανα του ΕΛΚΕ.

Η χρηματοδότηση των Τμημάτων για τη διοργάνωση Συνεδρίων /Ημερίδων (Πρόγραμμα ΕΛΚΕ 14922 με τίτλο:  «Λειτουργικές, εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες Κοσμητειών») και Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., είναι δυνατή εάν και μόνον εάν το Πανεπιστήμιο Αθηνών είναι οργανωτής ή συν-διοργανωτής του/της Συνεδρίου/Ημερίδας για το/την οποίο/α υποβάλλεται αίτημα χρηματοδότησης.