Αρχική σελίδα » Πληροφορίες » Χρηματοδοτήσεις Συνεδρίων

ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΕΙΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ

ΑΠΟ ΚΟΝΔΥΛΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΜΕ ΚΩΔΙΚΟΥΣ ΕΛΚΕ 13233 & 15607

Οδηγίες Υποβολής Αιτήσεων (Κωδ. ΕΛΚΕ 70/4/13233)

 

Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, τα οποία παρουσιάζουν εργασία τους σε Διεθνές Συνέδριο και επιθυμούν να χρηματοδοτηθεί η συμμετοχή τους σε αυτό, ή εναλλακτικά θέλουν να καλυφθούν τα έξοδα δημοσίευσης σε διεθνές επιστημονικό περιοδικό ακολουθούν την εξής διαδικασία:

  • Υποβάλλουν προς την Κοσμητεία της Σχολής τους αίτηση, με τα απαιτούμενα συνημμένα, σύμφωνα με τα επισυναπτόμενα πρότυπα.
  • Ο Κοσμήτωρ κάθε Σχολής εισάγει σε Συνεδρίαση της Κοσμητείας τις αιτήσεις που του έχουν υποβληθεί.
  • Η Κοσμητεία επιβεβαιώνει για κάθε αίτηση ότι πληρούνται οι προϋποθέσεις οι οποίες αναφέρονται στην απόφαση της Συγκλήτου και στο ισχύον θεσμικό πλαίσιο και αποφασίζει σχετικά με την έγκρισης της.

Στη συνέχεια αναφέρονται οι ειδικότερες προϋποθέσεις για τη συμμετοχή σε Διεθνή Συνέδρια ή τις δημοσιεύσεις σε Διεθνή περιοδικά, οι οποίες χρηματοδοτούνται από το έργο της συμμετοχής σε διεθνή συνέδρια (ΚΑ 70/4/13233)

Σύμφωνα με την Απόφαση Συγκλήτου:

1) Συμμετοχή σε Συνέδριο:

- Το Συνέδριο απαιτείται να είναι Διεθνές.

- Επιλέξιμες δαπάνες είναι μόνο:

α) το κόστος εγγραφής,

β) τα εισιτήρια μετάβασης στον τόπο διεξαγωγής του Διεθνούς Συνεδρίου συμπεριλαμβανομένων των έξοδων μετακίνησης (εισιτήρια) μεταξύ της πόλης προορισμού και του αεροδρομίου - όταν το συνέδριο διεξάγεται σε διαφορετική πόλη από αυτή του αεροδρομίου. Στην περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ. καλύπτονται τα έξοδα κίνησης, έως της αξίας του εισιτηρίου δημόσιου μεταφορικού μέσου με το οποίο θα μπορούσε κάποιος να μεταβεί στον τόπο προορισμού, με σειρά προτεραιότητας: Αεροπλάνο: οικονομική θέση (εφόσον υπάρχει) ή λεωφορείο ή τρένο.

γ) το ξενοδοχείοΜέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση 170 Ευρώ για το εξωτερικό ή 130 Ευρώ για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα της έναρξης του συνεδρίου έως και την ημέρα λήξης των εργασιών του συνεδρίου.

- Απαιτείται να παρουσιάζεται ανακοίνωση στο συνέδριο.

- Χρηματοδοτείται μόνον ένας συγγραφέας ανά ανακοίνωση.

- Δεν μπορεί να αναφέρεται στις ευχαριστίες άλλο χρηματοδοτούμενο έργο.

- Χρηματοδοτούνται τα Μέλη ΔΕΠ, το μόνιμο εκπαιδευτικό και ερευνητικό προσωπικό του Πανεπιστημίου, καθώς και οι υποψήφιοι διδάκτορες.

2) Δημοσίευση σε Επιστημονικό Περιοδικό:

- Το περιοδικό απαιτείται να είναι Διεθνές Επιστημονικό και να προβλέπεται η διαδικασία κρίσης για τη δημοσίευση εργασίας.

- Απαιτείται βεβαίωση του Προέδρου του Τμήματος ότι δεν μπορεί να χρηματοδοτηθεί η συγκεκριμένη δημοσίευση από το έργο του Τμήματος.

 

Διαδικασία Χρηματοδότησης

Μετά την έγκριση του αιτήματος από την Κοσμητεία, το Μέλος της Ακαδημαϊκής Κοινότητας, θα λαμβάνει email που θα αποστέλλει ο χειριστής του έργου, και στο οποίο θα τον ενημερώνει για την έγκριση της αίτησης του.

Σύμφωνα με την με αριθμ. Πρωτ. 25928/2019 επιστολή του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών τροποποιήθηκε κατ’ εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 2 & 6 του άρθρου 72 του ν. 4610/2019 η διαδικασία που αφορά την πραγματοποίηση μετακινήσεων και άλλων δαπανών των έργων.

Ειδικότερα για την κάλυψη των εξόδων μετακίνησης, διαμονής και εγγραφής σε συνέδριο απαιτούνται:

1) Συμμετοχή σε Διεθνές Συνέδριο

  • Σε περίπτωση μετακίνησης ενός Μέλους ΔΕΠ/μόνιμου εκπαιδευτικού & ερευνητικού προσωπικό του Πανεπιστημίου/υποψήφιου διδάκτορα στο πλαίσιο του προγράμματος απαιτείται απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία η οποία συνυποβάλλεται με τα απαραίτητα δικαιολογητικά μετακίνησης μετά τη λήξη του συνεδρίου.
  • Οι σχετικές αποδείξεις εκδίδονται απαραιτήτως στα στοιχεία του μετακινούμενου και κατατίθενται ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στο αίτημα  πληρωμής του Επιστημονικού Υπευθύνου προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του ΕΛΚΕ, προκειμένου να γίνει η εκκαθάριση και απόδοση του αντίστοιχου ποσού στον μετακινούμενο. Σημειώνεται ότι ως προς τις τιμές των αεροπορικών εισιτηρίων, αυτές δε δύναται να αποκλίνουν σημαντικά από τις τιμές που εκάστοτε ισχύουν για την αντίστοιχη πτήση.
  • Η καταβολή όλων των δαπανών μετακίνησης (έξοδα κίνησης και έξοδα διανυκτέρευσης) εις βάρος ενός έργου/προγράμματος θα πραγματοποιείται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει δηλώσει ο δικαιούχος προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε. σε εφαρμογή της υπ’ αριθμ. οικ 9235 ΕΞ 2019/ 11.2.2019 Εγκυκλίου του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους (ΑΔΑ : 6Κ82Η-Ρ47)(Μέγιστο ποσό ανά διανυκτέρευση 170 Ευρώ για το εξωτερικό ή 130 Ευρώ για το εσωτερικό. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται η προηγούμενη ημέρα έναρξης του συνεδρίου και έως τη βραδιά που λήγει το συνέδριο

2) Δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό

  • Σε περίπτωση δημοσίευσης σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό ενός Μέλους ΔΕΠ/μόνιμου εκπαιδευτικού & ερευνητικού προσωπικό του Πανεπιστημίου/υποψήφιου διδάκτορα στο πλαίσιο του προγράμματος απαιτείται απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία η οποία συνυποβάλλεται με τα απαραίτητα δικαιολογητικά της δημοσίευσης μετά την ολοκλήρωση της.

Μετά το πέρας του Συνεδρίου, ή εναλλακτικά τη δημοσίευση στο Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό το μέλος για το οποίο είχε εγκριθεί η χρηματοδότηση θα υποβάλλει απόδοση των δαπανών στο  Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ η οποία πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής έγγραφα και πρωτότυπα παραστατικά:

(1)  Για τη συμμετοχή σε Διεθνές Συνέδριο:

  • Απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία
  • Για τη διαμονή και τη μετακίνηση συμπληρώνεται το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο για την πληρωμή δαπανών μετακίνησης στο οποίο αναφέρετε το συνολικό ποσό των δαπανών μετακίνησης, με δικαιούχο τον μετακινούμενο, επιλέγοντας την αιτιολογία «Ζ. Δαπάνες μετακίνησης». Ως συνυποβαλλόμενα δικαιολογητικά στην περίπτωση πληρωμής δαπανών μετακίνησης προσκομίζονται υποχρεωτικά:
    • το Ε-ΔΠ-07-Ε7 «Ημερολόγιο Κίνησης», το οποίο έχει αναμορφωθεί προκειμένου να καλύπτονται οι ανάγκες για την εφαρμογή της νέας ρύθμισης,
    • πρωτότυπα παραστατικά των αποδεικτικών μετακίνησης (απόδειξη αγοράς εισιτηρίων στο όνομα του μετακινούμενου, Boarding passes, πρωτότυπη απόδειξη παροχής υπηρεσιών στο όνομα του μετακινούμενου, για τη διανυκτέρευση σε ξενοδοχείο ή άλλο κατάλυμα). Σε περίπτωση μετακίνησης με Ι.Χ. αποδείξεις διοδίων και προσφορά δημόσιου μεταφορικού μέσου όπου φαίνεται η τιμή του εισιτηρίου που πραγματοποιεί την ίδια διαδρομή με το Ι.Χ. πάντα με σειρά προτεραιότητας αεροπλάνο (οικονομική θέση) εφόσον υπάρχει δρομολόγιο ή λεωφορείο ή τρένο,
    • την άδεια απουσίας η οποία χορηγείται για κάθε κατηγορία προσωπικού από το αρμόδιο όργανο. Ειδικότερα, για τα μέλη ΔΕΠ, Ε.Ε.Π., Ε.Δ.Ι.Π., Ε.Τ.Ε.Π. απαιτείται απόφαση Γ.Σ. Τμήματος ή Δ.Σ. εφόσον έχει εξουσιοδοτηθεί αρμοδίως.
    • Στο ημερολόγιο κίνησης για τις δαπάνες μετακινήσεων δηλώνονται:

α) τα στοιχεία του μετακινούμενου (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ιδιότητα, ΙΒΑΝ, σε περίπτωση που αυτό δεν έχει δηλωθεί ήδη προς τη Μ.Ο.Δ.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε),

β) τα στοιχεία της μετακίνησης (τόπος και μέσο μετακίνησης, ημερομηνία αναχώρησης και επιστροφής)

γ) η αιτιολόγηση της σκοπιμότητας και της επιλεξιμότητας της μετακίνησης

δ) η ανάλυση του είδους της δαπάνης και του κόστους αυτής ανά είδος δαπάνης (εισιτήρια, ξενοδοχείο κ.λπ.).

Σημειώνεται ότι στο ημερολόγιο κίνησης αναγράφονται μόνο δαπάνες, τα παραστατικά των οποίων είναι αποκλειστικά στο όνομα του μετακινούμενου και τα οποία θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν ήδη εξοφληθεί κατά την ημέρα υποβολής τους.

  • Για την εγγραφή σε συνέδριο συμπληρώνεται το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο επιλέγοντας την αιτιολογία «Η. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνεται το λεκτικό «Εγγραφή σε συνέδριο». Το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών» ανυπόγραφο, το πρόγραμμα του συνεδρίου, αντίγραφο των παραστατικών μετακίνησης (εισιτήρια) ή βεβαίωση παρακολούθησης του συνεδρίου. Η εν λόγω δαπάνη πιστώνεται στον τραπεζικό λογαριασμό του δικαιούχου όπως αυτός αναφέρεται στο αίτημα πληρωμής.
  • Το πρόγραμμα του Συνεδρίου
  • Αντίγραφο της εργασίας του
  • Σύντομη έκθεση πεπραγμένων για το Συνέδριο (1-2 σελίδες) υπογεγραμμένη από τον δικαιούχο.

 

(2)  Για τη δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό:

  • Απόφαση έγκρισης από την Κοσμητεία
  • Για την εγγραφή σε συνέδριο συμπληρώνεται το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» ανυπόγραφο επιλέγοντας την αιτιολογία «Η. Άλλο» στο οποίο συμπληρώνεται το λεκτικό «δημοσίευση σε Διεθνές Επιστημονικό Περιοδικό». Το Ε-ΔΠ-07-Ε4 «Αίτημα Πληρωμής» συνοδεύεται από το έντυπο Ε-ΔΠ-07-Ε5 «Κατάσταση Δαπανών», ανυπόγραφη.
  • Για την πληρωμή της δημοσίευσης, τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ
  • Αντίγραφο της δημοσίευσης του

Στοιχεία Eιδικού Λογαριασμού (Ελληνικά) στα τιμολόγια :

EΘNIKO KAI KAΠOΔIΣTPIAKO ΠANEΠIΣTHMIO AΘHNΩN (ή Ε.Κ.Π.Α.)

EIΔIKOΣ ΛOΓAPIAΣMOΣ KONΔYΛIΩN EPEYNAΣ (ή Ε.Λ.Κ.Ε.)

Χρήστου Λαδά 6, 105 61 Αθήνα

A.Φ.M. 090145420, Δ' ΔOY Αθηνών


Στοιχεία Eιδικού Λογαριασμού (Αγγλικά) στα τιμολόγια:

NATIONAL AND KAPODISTRIAN UNIVERSITY OF ATHENS (or N.K.U.A.)

SPECIAL ACCOUNT FOR RESEARCH GRANTS (or S.A.R.G.)

6 Christou Lada str., 105 61 Athens

VAT Reg. No EL 090145420

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση επί των παραστατικών και των εγγράφων που απαιτούνται μπορείτε να απευθύνεστε στο HELP DESK (τηλ. 210 727 5900).

    
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, δεν θα πρέπει να εκδίδουν οποιοδήποτε παραστατικό πριν ενημερωθούν από την Επιτροπή Ερευνών ότι έχει αναρτηθεί στη Διαύγεια σχετική Απόφαση Έγκρισης της δαπάνης. Για το λόγο αυτό και επειδή τα χρονικά περιθώρια δεν θα επαρκούν, καμία αίτηση δεν θα γίνεται δεκτή αν από την υποβολή της στη Γραμματεία της Κοσμητείας της Σ.Θ.Ε. δεν μεσολαβούν τουλάχιστον σαράντα (40) ημέρες μέχρι την ημερομηνία μετακίνησης.

Απαιτούμενα Δικαιολογητικά

Απαραίτητα έντυπα για την τελική υποβολή των δικαιολογητικών:

         
Οδηγός Xρηματοδότησης & Διαχείρισης ΕΛΚΕ *
ΝΕΟ (V.13)
Ημερολόγιο Κίνησης
ΝΕA (V.10)
Κατάσταση Δαπανών
ΝΕΟ (V.21)
Αίτημα Πληρωμής
Υπεύθυνη Δήλωση
 Ν. 1599
         

* Οι διατάξεις σχετικά με τις μετακινήσεις προσωπικού αναφέρονται στο εδάφιο 3.β.i.i. του Οδηγού Χρηματοδότησης & Διαχείρισης.

Περισσότερες Πληροφορίες

Για περισσότερες πληροφορίεςοι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στη Γραμματεία της Κοσμητείας της Σχολής Θετικών Επιστημών που είναι αρμόδια για τη λήψη και πρωτοκόλληση κάθε αίτησης χρηματοδότησης: κ. Ευγενία Μονογυιού (Τηλ: 210 727 4044- Fax: 210 727 4046 - E-mail: deansos[at]uoa[dot]gr.

   
  Πληροφορίες σχετικά με τα απαραίτητα δικαιολογητικά κ.λπ. έγγραφα παρέχονται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας: κ. Μαρία Νικολούτσου (Τηλ: 210 727 5868 & 210 727 5937 - Ε-mail: rc[at]elke.uoa[dot]gr)
   
     

Β. Χρηματοδότηση για Διοργάνωση Συνεδρίων/Ημερίδων Τμημάτων (Πρόγραμμα ΕΛΚΕ 14922, πρώην 13236)

Σύμφωνα με την από 04/04/2018 απόφαση της Συγκλήτου δημιουργείται ένα έργο ανά Σχολή στην οποία ανήκουν από δύο Τμήματα και άνω για την υποστήριξη του έργου της.

Οι επιλέξιμες δαπάνες για το Πρόγραμμα του ΕΛΚΕ 14922 με τίτλο: «Λειτουργικές, εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες Κοσμητειών» και Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., αφορούν σε υπηρεσίες και προμήθειες κάθε είδους για τη λειτουργία της Σχολής και την εκπαίδευση, αγορά και άδειες λογισμικού, συντήρηση εξοπλισμών, διαμόρφωση χώρων μικρής κλίμακας, μετακινήσεις και έξοδα διαμονής που απαιτούνται για την προσέλκυση ερευνητικών έργων (δεν περιλαμβάνεται η συμμετοχή σε συνέδρια) και τη βελτίωση της εκπαίδευσης καθώς και για την πρόσκληση διακεκριμένων επιστημόνων, διοργάνωση συνεδρίων, κόστη προβολής του έργου της Σχολής, αμοιβές για έκτακτο προσωπικό που υποστηρίζει για περιορισμένο χρονικό διάστημα τις δράσεις της Σχολής. Οι δαπάνες θα γίνονται σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Δεν επιτρέπεται η κατάτμηση της χρηματοδότησης ανά Τμήμα.

     
  Σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ (ΦΕΚ Β' 2163/18.07.2012), σε περίπτωση πρόσκλησης ομιλητών ακολουθούνται τα εξής: «Στους προσκεκλημένους από το εξωτερικό, για τις ανάγκες των ερευνητικών προγραμμάτων, καταβάλλονται:  α) δαπάνη εισιτηρίων, β) δαπάνη ξενοδοχείου και γ) ημερήσια αποζημίωση μέχρι 120 Ευρώ, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά, στα πλαίσια συμβατικών υποχρεώσεων. Για την καταβολή των ανωτέρω, συμπληρώνεται ημερολόγιο κίνησης, όπου δηλώνεται η σχέση του προσκεκλημένου με το πρόγραμμα, και προσκομίζονται απόδειξη είσπραξης της ημερήσιας αποζημίωσης υπογεγραμμένη από τον επισκέπτη, καθώς και φωτοτυπία της ταυτότητας ή του διαβατηρίου του. Σε περίπτωση που δεν καλύπτεται δαπάνη εισιτηρίου, απαραίτητη, για την κάλυψη ημερήσιας αποζημίωσης, είναι η προσκόμιση φωτοτυπίας του εισιτηρίου».  
     
     

Επιλέξιμες δαπάνες είναι όλες οι δαπάνες που υποστηρίζουν τη διοργάνωση Συνεδρίου/Ημερίδας και έχουν εγκριθεί από τη Συνέλευση του οικείου Τμήματος και κατόπιν από το Συμβούλιο της Κοσμητείας.

Ενδεικτικά αναφέρονται: ενοικίαση αίθουσας ή εξοπλισμού, τροφοδοσία/catering, δαπάνες δημοσιότητας (π.χ. αφίσες κ.τ.λ.), έξοδα φιλοξενίας επίτιμων καλεσμένων, γραφική ύλη, αναλώσιμα γραφείου, γραμματειακή υποστήριξη, πληρωμή μεταφραστών, εκτυπώσεις, έκδοση πρακτικών. 

Οι δαπάνες είναι επιλέξιμες όταν η εντολή και τα λοιπά έντυπα του ΕΛΚΕ φέρουν την υπογραφή του Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., επισυνάπτοντας πρωτότυπα παραστατικά που αφορούν το/την συγκεκριμένο/η Συνέδριο/Ημερίδα, με συνημμένο το πρόγραμμα και πάντως οπωσδήποτε μετά την έγκριση και ανάρτηση στο σχετικό πληροφοριακό σύστημα των εν λόγω δαπανών από τα αρμόδια όργανα του ΕΛΚΕ.

Η χρηματοδότηση των Τμημάτων για τη διοργάνωση Συνεδρίων /Ημερίδων (Πρόγραμμα ΕΛΚΕ 14922 με τίτλο:  «Λειτουργικές, εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες Κοσμητειών») και Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Κοσμήτορα της Σ.Θ.Ε., είναι δυνατή εάν και μόνον εάν το Πανεπιστήμιο Αθηνών είναι οργανωτής ή συν-διοργανωτής του/της Συνεδρίου/Ημερίδας για το/την οποίο/α υποβάλλεται αίτημα χρηματοδότησης.